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Fournisseurs

Gestion des fournisseurs

INTERAL Approvisionnement vous permet de gérer complètement toutes les informations associées à vos fournisseurs.

Les bases de données des fournisseurs avec des données de mauvaise qualité sont un problème bien connu. Presque chaque fichier fournisseur contient des informations en double, incomplètes ou inexactes. En outre, beaucoup d’entreprises utilisent plusieurs bases de données plutôt qu’une seule avec des informations sur les fournisseurs.

En regroupant toutes les informations de la chaîne d’approvisionnement dans un seul fichier fournisseur, Interal Approvisionnement vous aidera à gérer tous vos fournisseurs au même endroit. Le fichier fournisseur contient toutes les informations relatives à la chaîne d’approvisionnement et aux contacts dans un dossier de fournisseur élaboré et complet.

Informations sur le contact principal, ajoutez plusieurs contacts au sein de l’entreprise, la langue préférée, les taxes applicables, l’envoi automatique des demandes de soumissions et des bons de commande, les informations de facturation, les informations de livraison, les informations comptables (conditions de paiement, transport, etc.), liste des équipements fournis par le fournisseur, statistiques sur les achats, ajouter des notes, etc. Vous pouvez même joindre des fichiers (tels que les contrats, manuels, etc.).

Soumissions et commandes

Commandes d’achats

Un bon de commande est un document officiel émis par un acheteur à un vendeur. En son sein, les pièces / produits, les quantités et les prix des pièces, produits ou services sont définis.

Son objectif principal est de contrôler l’achat de pièces, de produits ou de services de divers fournisseurs externes.
Avec l’acceptation d’un ordre d’achat par le vendeur un contrat est formé entre l’acheteur et le vendeur. Aucun contrat n’existe avant l’acceptation du bon de commande.

INTERAL Approvisionnement vous permet de gérer rapidement et efficacement les bons de commande envoyés aux fournisseurs.

INTERAL Approvisionnement réduit considérablement la quantité d’entrées de données en complétant les informations de la pièce et du fournisseur directement à partir de leurs fichiers respectifs.

Les commandes d’achats d’ INTERAL comprennent la plupart des informations nécessaires pour le fournisseur ainsi que les procédures internes pour les reçus de commande.

Interal étant multilingue, le fournisseur recevra toujours la commande dans sa langue, et les descriptions seront au besoin celle qu’il gère.  Interal offre en effet la possibilité de travailler avec des descriptions propres à votre entreprise, tout en fournissant les détails au fournisseurs selon ses standards pour une meilleure compréhension.

De plus, l’impression de la commande d’achat est personnalisable pour la mettre à l’image de votre entreprise.

Demandes de prix

Une demande de devis (demande de prix) est un processus commercial standard pour inviter les fournisseurs à soumissionner pour fournir des pièces, des produits ou des services spécifiques. Une RFQ (Demande de devis) est également appelée IFB (Invitation à soumissionner).

Habituellement, un RFQ contient plus que le prix par article. Il comprend généralement les modalités de paiement, la qualité, la durée du contrat, les quantités, etc.

Pour s’assurer que tous les fournisseurs ont les mêmes conditions d’enchère, il inclut toujours les spécifications (techniques) requises des articles / services qui doivent être cités / fournies. Plus les spécifications sont détaillées, plus la citation sera précise. Une autre raison pour avoir des informations d’appel d’offres détaillées sur une demande de devis est que l’information peut être utilisée comme juridiquement contraignante pour les fournisseurs.

Les appels d’offres sont les devis les plus adaptés pour les pièces, les produits et les services qui sont aussi standardisés que possible. Cela rend chaque demande de devis comparable.

Une demande de devis (RFQ) permet à différents fournisseurs de fournir un devis. La meilleure offre adaptée au demandeur sera celle choisie bien sûr. Cela augmente l’offre concurrentielle, puisque les fournisseurs peuvent être presque certains qu’ils ne sont pas les seuls à soumissionner.

INTERAL Approvisionnement simplifie cette étape en offrant une fonctionnalité qui fait la plupart du travail automatiquement.

L’interface permet d’imprimer d’un seul coup les appels d’offres pour tout les fournisseurs concernés. Il ne reste qu’à télécopier le document imprimé à chacun des fournisseurs.

Une fois le document retourné par le fournisseur, l’utilisateur entre simplement le prix fournit par chaque fournisseur dans la demande. Ceci permet de comparer facilement les prix de tous les items et aussi de sauvegarder le prix en question de chaque fournisseur pour usage futur dans la fiche de la pièce.

Cette interface permet aussi de passer la commande directement d’un seul clic. Elle devient un point central permettant la gestion des réquisitions, demandes de prix ainsi que les commandes fournisseurs, permettant une gestion inventaires-achats d’autant plus simple.

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